Documento legal

Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde el 17 de septiembre de 2026 · Última actualización: 29 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos personales recoge Boyacá VIP Hotel & Spa, por qué canales, para qué los usa, con quién los comparte y cómo puede consultarlos, corregirlos o pedir que se eliminen. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25), que regulan la protección de datos personales en Colombia.

Si quiere que eliminemos sus datos, vaya directamente a la sección 11, «Cómo pedir que eliminemos sus datos».

1. Responsable del tratamiento

Responsable: VILMA PAOLA VARGAS ROJAS
Nombre comercial: BOYACA VIP (Hotel & Spa Boyacá VIP)
NIT: 46455016-8
Dirección: Carrera 6 # 69-51, Avenida Norte, Tunja, Boyacá, Colombia
Correo: [email protected]
WhatsApp y teléfono de recepción: 311 796 0234
Otro teléfono: 320 233 1791

La gerencia del hotel es el área encargada de atender las consultas, los reclamos y las solicitudes de eliminación sobre datos personales.

2. Por dónde recogemos los datos

Recogemos datos personales cuando usted nos los entrega por alguno de estos canales:

El formulario de reserva de este sitio web.
WhatsApp, al número de recepción.
Facebook Messenger, en la página del hotel.
Mensajes directos de Instagram, en la cuenta del hotel.
Comentarios públicos que usted deja en las publicaciones del hotel en Facebook e Instagram.
En el hotel: en recepción y en el registro de huéspedes.

3. Qué datos tratamos

De identificación y contacto: nombre, número de documento, nacionalidad, número de celular y correo electrónico.
De su cuenta en la red social o la aplicación de mensajería: su nombre o nombre de usuario y el identificador que WhatsApp, Facebook o Instagram asigna a su cuenta para que podamos responderle.
De las conversaciones: el contenido de los mensajes que nos envía y le enviamos, incluidas las notas de voz y las imágenes.
De los comentarios públicos: el texto del comentario, su nombre o usuario y la publicación en la que lo dejó.
De la estadía o la reserva: fechas, plan de spa o tipo de habitación, número de personas, preferencias y solicitudes especiales.
De facturación: datos para la factura electrónica (nombre o razón social, NIT o documento, correo).
De sus autorizaciones: si aceptó o no recibir promociones.
Solo si usted decide darla: su fecha de cumpleaños, para enviarle un saludo o un beneficio.

No guardamos los números de tarjetas de crédito o débito. Los pagos en línea los procesa directamente la pasarela de pagos o la entidad financiera.

4. Para qué usamos los datos

Responder sus consultas por cualquiera de los canales de la sección 2.
Gestionar las reservas del spa y las solicitudes de hospedaje: cotizar, confirmar, modificar y cancelar.
Enviarle confirmaciones y recordatorios de su reserva.
Atender preguntas, solicitudes, quejas y reclamos.
Hacer el registro de huéspedes que exige la ley, incluida la tarjeta de registro hotelero y los reportes a Migración Colombia de huéspedes extranjeros.
Expedir facturas electrónicas y cumplir obligaciones contables y tributarias.
Gestionar convenios con empresas.
Medir y mejorar nuestros servicios y este sitio web.
Solo con su autorización: enviarle promociones, novedades y saludos de cumpleaños. Puede retirar esa autorización en cualquier momento escribiendo por el mismo chat que no quiere recibir más promociones, y dejamos de enviarlas.

5. Asistente virtual con inteligencia artificial

Cuando nos escribe por WhatsApp, Facebook Messenger o mensajes directos de Instagram, le responde de forma automática «Luciana», una asistente virtual que funciona con inteligencia artificial. Para preparar cada respuesta, la asistente lee la conversación y los datos de la reserva que sean necesarios. También puede sugerir respuestas a los comentarios públicos en las publicaciones del hotel.

El personal del hotel puede revisar las conversaciones y tomar la conversación en cualquier momento para atenderle directamente.
Usted puede pedir en cualquier momento hablar con una persona; basta con escribirlo en el mismo chat.
Las notas de voz que nos envía se convierten en texto para que la asistente y el personal puedan leerlas.

Los proveedores de inteligencia artificial que intervienen se indican en la sección 7.

6. Datos sensibles y datos de menores de edad

Si para un servicio de spa necesitamos conocer alguna condición de salud (por ejemplo, contraindicaciones para un masaje), se lo preguntaremos con autorización expresa, le informaremos para qué se usa y usted no está obligado a responder. Si no responde, podemos pedirle que consulte a su médico antes del servicio.

Los datos de niñas, niños y adolescentes (por ejemplo, en cumpleaños infantiles o como acompañantes de un huésped) los entrega su padre, madre o representante legal. Se usan solo para prestar el servicio y respetando sus derechos.

7. Encargados del tratamiento y con quién compartimos los datos

No vendemos ni alquilamos datos personales. Los compartimos solo en estos casos:

Encargados del tratamiento, que procesan los datos por cuenta del hotel y siguiendo sus instrucciones:
- Meta Platforms: WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram y Facebook, los servicios por los que recibimos y respondemos mensajes y comentarios.
- yCloud: proveedor oficial de WhatsApp Business, por el que pasan los mensajes de WhatsApp entre usted y el hotel.
- Cloudflare: alojamiento de la plataforma de atención del hotel, de su base de datos y de este sitio web.
- Anthropic: el modelo de inteligencia artificial que genera las respuestas de la asistente virtual.
- Groq: la transcripción a texto de las notas de voz.
Otros proveedores del hotel que tratan datos por su encargo: el servicio de correo electrónico, el sistema de reservas y facturación del hotel y las pasarelas de pago.
Autoridades que los pidan conforme a la ley, como Migración Colombia o la DIAN.
Meta Platforms, para medir nuestros anuncios, solo si usted lo acepta en el aviso de cookies del sitio web (ver la sección 14).

Varios de estos proveedores guardan o procesan la información en servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, por lo que su uso puede implicar una transmisión o transferencia internacional de datos personales. Al aceptar esta política, usted autoriza esa transmisión o transferencia. Exigimos a los encargados medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta política y que usen los datos solo para prestar su servicio al hotel.

8. Cuánto tiempo guardamos los datos

Mensajes: las conversaciones de WhatsApp, Facebook Messenger e Instagram, con sus notas de voz e imágenes, se guardan hasta 6 meses y después se borran automáticamente.
Reservas, registro hotelero y facturación: se conservan durante el tiempo que exigen las normas contables, tributarias y hoteleras.
Comentarios públicos: permanecen en Facebook o Instagram mientras usted no los borre o no pida que los eliminemos (ver la sección 11).
Los demás datos se guardan mientras exista la relación con usted o mientras sean necesarios para la finalidad para la que se recogieron. Después se eliminan.

9. Sus derechos

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y corregir sus datos personales.
Pedir prueba de la autorización que nos dio, salvo los casos en que la ley no la exige.
Saber, si lo pide, qué uso le hemos dado a sus datos.
Revocar la autorización o pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
Consultar gratis sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de hacer la consulta o el reclamo ante nosotros.

10. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escriba a [email protected] o por WhatsApp al 311 796 0234. Incluya su nombre, un medio para responderle y lo que pide. Si actúa en nombre de otra persona, adjunte el documento que lo acredite.

Consultas (saber qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, le avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
Reclamos (corregir, actualizar, eliminar datos o revocar la autorización): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, le avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información, se la pedimos dentro de los 5 días hábiles siguientes; si pasan 2 meses sin recibirla, entendemos que desistió.

11. Cómo pedir que eliminemos sus datos

Usted puede pedir en cualquier momento que borremos los datos personales que tenemos sobre usted, incluidos los que recibimos por WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram y los comentarios en Facebook e Instagram. Siga estos pasos:

Haga la solicitud. Escriba «quiero que borren mis datos» por el mismo chat en el que habló con nosotros (WhatsApp, Facebook Messenger o mensajes directos de Instagram), o envíe un correo a [email protected] con ese mismo texto, su nombre y el número de celular o el usuario de la red social con el que nos escribió.
Confirmamos que es usted. Si la solicitud llega por el mismo chat, eso basta. Si llega por correo o desde otro número o cuenta, podemos pedirle un dato para comprobar que es el titular.
Respondemos en máximo 15 días hábiles desde que recibimos la solicitud, como lo establece la Ley 1581 de 2012. Si no alcanzamos, le avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más.
Le confirmamos el resultado por el mismo medio por el que hizo la solicitud, con lo que se borró y lo que se conserva y por qué.

Qué se borra:

Las conversaciones, con sus notas de voz e imágenes.
Su nombre o usuario de la red social y el identificador que la plataforma asigna a su cuenta.
Su número de celular y su fecha de cumpleaños.
Su autorización para recibir promociones: dejamos de enviarle promociones y saludos.
Los comentarios públicos que dejó en las publicaciones del hotel, si nos pide eliminarlos. También puede borrarlos usted mismo desde Facebook o Instagram.
Los datos de reservas que no tengamos obligación legal de conservar.

Qué se conserva por obligación legal: los datos del registro hotelero, de las reservas facturadas y de la facturación electrónica que exigen las normas contables, tributarias y hoteleras. Se guardan solo durante el plazo que fija la ley, sin usarlos para ningún otro fin, y después se eliminan.

Aunque no haga ninguna solicitud, los mensajes se borran automáticamente a los 6 meses (sección 8). Lo que usted publica en Facebook, Instagram o WhatsApp y lo que Meta guarda en sus propios servicios se rige además por las políticas de Meta; puede gestionarlo desde la configuración de su cuenta.

12. Autorización

Pedimos su autorización al recoger los datos: por escrito en el registro del hotel, al aceptar esta política en el formulario del sitio web, al escribirnos por WhatsApp, Facebook Messenger o Instagram, o de forma verbal en recepción. Los datos que exige la ley para el registro hotelero y la facturación no necesitan autorización, porque su uso es una obligación legal. Las promociones y los saludos de cumpleaños solo se envían si usted los autorizó de forma expresa.

13. Este sitio web

Si reserva por el sitio, el formulario nos envía su nombre, su celular, las fechas, el plan o la habitación, el número de personas, la nota que quiera dejar y su autorización para tratar los datos. Con eso registramos la reserva y le escribimos por WhatsApp. Los botones de contacto abren WhatsApp con un mensaje ya escrito, que usted decide si envía. Para contar las visitas usamos una medición propia que no instala cookies ni identifica a las personas. Los tipos de letra se cargan desde Google Fonts, que recibe la dirección IP del navegador.

14. Cookies y píxel de Meta

La primera vez que entra al sitio le preguntamos qué permite. Hay tres categorías:

Necesarias: guardan en su navegador la elección que hizo en el aviso. Siempre están activas y no lo identifican.
Medición: estadísticas de visitas con Google Analytics. Hoy no está activa; si la activamos, solo funcionará con su permiso.
Publicidad: el píxel de Meta Platforms (Facebook e Instagram). Solo si usted la acepta, el píxel registra qué páginas visita, si abre el formulario de reserva, si toca WhatsApp o descarga el brochure y si hace una reserva. Usa las cookies _fbp y _fbc de Meta.

Si aceptó la publicidad y reserva por el sitio, nuestro sistema también le avisa a Meta de esa reserva y, después, de su confirmación o pago con el valor. Con el aviso van su celular y su nombre convertidos con SHA-256 (no viajan en texto legible), la dirección IP y los datos del navegador. Meta usa esta información para medir y mejorar nuestros anuncios, la trata además según su propia política de datos y puede guardarla fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Si no acepta la publicidad, no se envía nada a Meta.

Su elección se guarda en este navegador durante 12 meses. Puede cambiarla cuando quiera desde «Preferencias de cookies», al final de cada página, o con este botón. Si retira el permiso, el píxel deja de enviar información y se borran las cookies de Meta de este navegador.

15. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma importante, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio afecta las finalidades para las que nos dio su autorización, se la pediremos de nuevo.